Sdělení GFŘ pro plátce daně ze závislé činnosti v souvislosti s GDPR

Generální finanční ředitelství na základě množících se dotazů od veřejnosti a z důvodu správné aplikace zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o daních z příjmů“) pro účely správného sražení daně (zálohy na daň) a s tím spojeného prokazování nároku na daňové úlevy prostřednictvím plátce daně ze závislé činnosti sděluje:
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále též „GDPR“) upravuje v článku 6 zákonnost zpracování osobních údajů. V článku 6 GDPR bod 1. pod písm. c) je uvedeno, že zpracování osobních údajů v odpovídajícím rozsahu je zákonné, je-li nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce (v uvedeném případě plátce daně) vztahuje – tj. týká se povinností daných zákonem o daních z příjmů, vyplývajících ze skutečnosti, že se jedná o subjekt v postavení plátce daně ze závislé činnosti a vedení mzdové agendy.
Pokud nějaký právní předpis členského státu či EU požaduje, aby subjekt osobní údaje zpracovával, resp. aby prováděl určitou činnost, pro kterou je zpracování osobních údajů nezbytné, aplikuje se na takové zpracování osobních údajů právní titul plnění právní povinnosti. V uvedeném případě může tedy plátce daně ze závislé činnosti pro účely zdanění příjmů poplatníka v rozsahu, jak požaduje zákon o daních z příjmů zpracovávat osobní údaje, a to bez souhlasu subjektu údajů (tj. poplatníka). Účel zpracování osobních údajů je v uvedeném případě zřejmý – jedná se o vedení mzdové agendy a plnění zákonných povinností dané daňovému subjektu v postavení plátce daně ze závislé činnosti.
Samotný způsob prokazování nároku na nezdanitelné části základu daně, slev na dani a daňového zvýhodnění u plátce daně (zaměstnavatele), je taxativně vyjmenován v ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů. U plátce daně se pro účely prokazování nároku předkládají doklady zpravidla v originálech a plátce daně na základě nich ověří splnění nároku. Ověření předkládaných dokladů je seznatelné i z tiskopisu Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti (dále jen „Prohlášení k dani“), který je pro účely plnění povinností vyplývajících z § 38k zákona o daních z příjmů vydáván.
Podle § 38j odst. 1 zákona o daních z příjmů je plátce daně pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti povinen vést mzdové listy. Ustanovení § 38j odst. 2 zákona o daních z příjmů taxativně vymezuje, jaké údaje musí mzdový list obsahovat pro účely zdanění (mj. poplatníkovo jméno i dřívější, rodné číslo, bydliště atd.).
Plátce daně jako správce osobních údajů je povinen přijmout taková technická, organizační a jiná potřebná opatření, aby byly získané osobní údaje dostatečně zabezpečeny před případným zneužitím.
Zároveň je nutné připomenout, že plátci daně sráží daň, příp. zálohu na daň, pod vlastní majetkovou odpovědností, z tohoto důvodu je v praxi běžné, že plátci daně z poplatníkem předložených originálů pořídí fotokopie, jež následně uchovávají jako důkazní prostředek. Tyto doklady však v kterých případech mohou obsahovat osobní údaje v rozsahu převyšujícím nezbytný rámec požadovaný zákonem o daních z příjmů, proto při pořizování fotokopií doporučujeme údaje nerozhodné pro daňové posouzení zakrýt nebo si vyžádat souhlas subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.
V této souvislosti uvádíme, že zákonem č. 170/2017 Sb., kterým se změnily některé zákony v oblasti daní a kterým byl také novelizován zákon o daních z příjmů, došlo od zdaňovacího období 2018 k rozšíření formy komunikace mezi plátcem daně a poplatníkem v souvislosti s ustanovením § 38k zákona o daních z příjmů tak, aby bylo možné využít kromě písemného stvrzení i jiného způsobu projevu vůle poplatníka při uplatnění nezdanitelných částek ze základu daně, slev na dani a daňového zvýhodnění. Prohlášení k dani mohou poplatníci předkládat (podle nového znění zákona „činit“) i nadále v listinné podobě a nově  také v elektronické formě. Uvedená elektronizace souvisí také s ustanovením § 38l zákona o daních z příjmů, které definuje způsob prokazování nároku na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a daňového zvýhodnění. Předepsané doklady v ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů je umožněno plátci daně předkládat poplatníkem také v elektronické podobě. O této skutečnosti byla veřejnost informována prostřednictvím internetových stránek Finanční správy ČR již v roce 2017.
Daňové doklady v rámci vedení mzdové evidence lze na straně plátce daně uchovávat i elektronicky, a to prostřednictvím všech dostupných elektronických prostředků pro zpracovávání a uchovávání dat. Při tomto způsobu uchovávání dat musí být elektronicky uchovávána rovněž data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.
Podle § 92 odst. 3 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen “daňový řád“), daňový subjekt prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v řádném daňovém tvrzení, dodatečném daňovém tvrzení a dalších podáních. Podle § 20 odst. 1 daňového řádu daňovým subjektem je osoba, kterou za daňový subjekt označuje zákon, jakož i osoba, kterou zákon označuje jako poplatníka nebo jako plátce daně. Tzn. plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti je daňovým subjektem, který má důkazní břemeno vůči správci daně. Pokud by poplatník odmítl plátci daně poskytnout důkaz o uplatňovaných slevách na dani, nezdanitelných částech základu daně a daňovém zvýhodnění, považuje plátce daně tyto položky za neprokázané podle § 38l zákona o daních z příjmů. Tzn. slevy na dani, nezdanitelné části základu daně, případně daňové zvýhodnění poplatníkovi neposkytne, poplatník je však může uplatnit prostřednictvím daňového přiznání.